Nachrichten archivieren: ein Backup ist kein Archiv
Die meisten Leute haben ein Backup und kein Archiv, und der Unterschied fällt erst in dem Moment auf, in dem er teuer wird: Ein Backup ist dafür gebaut, ein Telefon wiederherzustellen, und nicht dafür, dass ein Mensch darin etwas liest.
Ein Archiv ist das Gegenteil. Es besteht aus Dateien, die Sie in zehn Jahren öffnen können, ohne das Programm zu besitzen, das sie erzeugt hat, und ohne dass es dafür ein Telefon noch geben muss.
Warum ist ein Backup kein Archiv?
Weil es an vier Stellen genau das Falsche tut, wenn man es als Archiv benutzt:
- Es ist nicht lesbar. Im Sicherungsordner heißt keine einzige Datei nach einer Unterhaltung, und nichts darin sieht nach Nachrichten aus. Ohne ein Programm, das die Struktur kennt, sehen Sie ein paar tausend Dateien mit vierzigstelligen Namen und ohne Endung.
- Es bildet einen Stand ab, nicht einen Verlauf. Eine Sicherung hält den Stand des Tages, an dem sie entstand. Die nächste bringt den neuen Stand, und wer den alten behalten will, muss dessen Ordner vorher beiseitekopieren.
- Es hängt an einem Passwort. Bei einer verschlüsselten Sicherung, und das ist die empfehlenswerte Sorte, ist das Passwort nicht wiederherstellbar. In zehn Jahren ist genau das die Frage.
- Es ist an ein Ökosystem gebunden. Was ein Backup wert ist, hängt davon ab, dass es in zehn Jahren noch Software gibt, die dieses Format öffnet.
Ein Archiv ist deshalb kein Ersatz für die Sicherung, sondern ihr zweiter Schritt. Wie die Sicherung selbst entsteht, steht unter iPhone-SMS sichern.
Was muss ein Archiv leisten?
Vier Dinge, und an diesen vier lässt sich jede Lösung messen, auch eine, die nicht von uns kommt:
- Ohne Spezialprogramm lesbar. Eine Datei, die nur ein bestimmtes Programm öffnet, ist genau so lange ein Archiv, wie es dieses Programm gibt.
- Vollständig genug. Zeitstempel, Absender, Anhänge. Ein Verlauf ohne Daten ist eine Sammlung von Sätzen.
- Auffindbar. Durchsuchbarer Text, Dateinamen, die Sie in zwei Jahren noch verstehen, und ein Ort, an den Sie sich erinnern.
- Überprüfbar. Eine Prüfsumme, die festhält, dass die Datei seither unverändert ist.
So legen Sie ein Archiv an
1. Eine frische Sicherung machen
Kabel, entsperren, in Apple Devices oder iTunes auf diesen Computer sichern, mit Verschlüsselung. Das Archiv wird nur so aktuell, wie diese Sicherung ist.
2. Exportieren, und zwar in zwei Formaten
Hier macht ein Archiv zum ersten Mal mehr Arbeit als ein gewöhnlicher Export: Nehmen Sie ein Format zum Lesen und eines zum Verarbeiten. In der Praxis heißt das PDF und dazu TXT oder CSV.
| Format | Wofür im Archiv |
|---|---|
| Lesen und weitergeben, mit Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis | |
| TXT | Der nackte Verlauf, den jedes Gerät der nächsten Jahrzehnte öffnet |
| HTML | Im Browser lesen; die Bilder liegen im Ordner daneben, der mitkopiert werden muss |
| CSV | Tabelle und Auswertung, eine Zeile pro Nachricht |
3. Die Prüfsumme mit ablegen
Nach dem Export nennt das Programm die SHA256-Prüfsumme der Datei, und legt sie als eigene Datei daneben. Sie beantwortet später eine einzige Frage: ob diese Datei noch dieselben Bytes hat wie damals. Wer die Nachrichten geschrieben hat, sagt sie nicht.
Damit sie diese eine Frage überhaupt beantworten kann, muss sie an einem zweiten Ort liegen. Eine Prüfsumme, die nur neben dem Dokument liegt, wird bei einer Änderung einfach mitgeändert. Notieren Sie den Wert zusätzlich dort, wo Sie ihn nicht beim Aufräumen überschreiben: in der Mail, mit der Sie das Dokument verschickt haben, oder in der Akte zum Vorgang.
4. An zwei Orte legen
Eine Kopie dort, wo Ihre Dokumente liegen, eine auf einer zweiten Platte oder einem Stick. Ein Archiv an genau einem Ort ist kein Archiv, sondern eine Datei, die noch nicht verloren gegangen ist.
Beim HTML-Export kopieren Sie den gleichnamigen Ordner mit, der neben der Datei liegt: Darin stecken die Bilder, und ohne ihn öffnet die Seite später ohne Fotos. Die beiden gehören zusammen und werden zusammen verschoben, gezippt und verschickt.
Welcher Zeitraum gehört ins Archiv?
Anders als beim Material für ein Verfahren: dort der strittige Ausschnitt, hier ruhig alles. Ein Archiv soll nicht argumentieren, es soll aufheben, und der Platzbedarf von Text ist auch bei jahrelangen Verläufen kein Grund zur Sparsamkeit. Wo es eng wird, sind die Fotos, und dafür gibt es die Fotogröße.
Wie oft wiederholen?
So oft, dass der Abstand zwischen zwei Archivständen der Zeitraum ist, den Sie im Ernstfall verlieren dürfen. Für die meisten ist das einmal im Jahr, und für jemanden mit einem laufenden Verfahren einmal im Monat. Setzen Sie sich einen Termin, denn diese Aufgabe erinnert nicht an sich selbst.
Häufige Fragen
Reicht iCloud nicht als Archiv?
Für die Wiederherstellung eines Telefons ja, als Archiv nein: Die Nachrichten liegen dort in einer Form, die für die Wiederherstellung gedacht ist, und was sie enthält, hängt an Einstellungen, die Sie vielleicht vor Jahren gesetzt haben. Ein Archiv soll unabhängig von einem Konto sein, das jemand kündigen, sperren oder vergessen kann.
Sind Bildschirmfotos ein Archiv?
Nein, und sie scheitern an drei der vier Anforderungen: Sie sind nicht durchsuchbar, sie tragen die Zeitstempel nur dort, wo das Telefon sie zufällig eingeblendet hat, und sie lassen sich nicht als Ganzes auf Unversehrtheit prüfen. Als Ergänzung schaden sie nicht, als Archiv tragen sie nicht.
Kann ich alte gelöschte Nachrichten noch ins Archiv holen?
Nur die, die das Telefon noch vorhält: iOS 16 und neuer bewahrt kürzlich Gelöschtes rund dreißig Tage auf, und diese Nachrichten lassen sich mit erfassen, über eine eigene Option, die standardmäßig ausgeschaltet ist. Was länger weg ist, ist weg, und genau deshalb lohnt sich der erste Archivstand heute und nicht nächstes Jahr.
Die Grenze nach oben
Wovon dieser Text nicht handelt, sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten von Unternehmen. Das ist ein eigenes Feld mit Fristen und geprüften Systemen, und nichts hier ersetzt es. Hier geht es um private Unterhaltungen und darum, dass sie in zehn Jahren noch lesbar sind.
Brauche ich das Telefon später noch?
Nein. Sobald Archiv und Sicherung liegen, ist das Gerät ersetzbar. Was vor einem Gerätewechsel in welcher Reihenfolge zu tun ist, steht unter iMessage sichern, bevor das alte iPhone weggeht.
Wenn das Archiv vor allem lesbar sein soll, führt der direkte Weg über iPhone-Nachrichten als PDF speichern. Wenn es ausgewertet werden soll, in einer Tabelle, zeigt iPhone-Nachrichten als CSV exportieren, was in den Spalten steht.