iPhone-Nachrichten als CSV exportieren

CSV ist das Format für die Frage „wie oft“ statt „was stand da“. Eine Zeile pro Nachricht, Spalten für Zeitpunkt, Absender und Inhalt: Damit lässt sich zählen, sortieren und filtern, und genau das kann ein PDF nicht.

Der Preis dafür steht im selben Satz. Eine Tabelle ist flach, und eine Unterhaltung ist es nicht. Was in den Zellen ankommt, ist der Text, und was nebenher passiert ist, das Foto, die Reaktion, der Bezug einer Antwort, wird zu einem Vermerk oder fällt weg.

Wofür lohnt sich die Tabelle?

Für Fragen, die mit einer Zahl enden. Drei, die in der Praxis wirklich gestellt werden:

• Wie oft und wann? Nachrichten pro Tag oder pro Monat, über einen langen Zeitraum, als Pivot-Tabelle in zwei Minuten.
• Wer hat wie viel geschrieben? Das Verhältnis zwischen zwei Seiten einer Unterhaltung, gezählt statt geschätzt.
• Was lief über welchen Weg? Seit iOS 18 ist eine grüne Blase nicht mehr automatisch eine SMS, sondern kann RCS sein. Dafür gibt es eine eigene Spalte, und sie bleibt leer, wo die Sicherung nichts aufgezeichnet hat, statt zu raten. Die Beispieldatei unter Beispiele stammt noch aus der Zeit vor dieser Spalte und zeigt sie deshalb nicht.

Was steht in den Spalten?

Jede Zeile ist eine Nachricht. Die Beispieldatei zeigt es am besten: Zeitpunkt, Absender, ob die Nachricht von Ihnen war, der Text, die Anhänge, die Reaktionen, und dann die Spalten, die dieses CSV von jeder Kontaktliste unterscheiden, weil sie den Zustand einer Nachricht festhalten statt nur ihren Inhalt: ob sie bearbeitet wurde und wann, die früheren Fassungen, ob sie zurückgezogen wurde, ob sie aus dem kürzlich Gelöschten stammt und wann sie gelöscht wurde.

Genau diese hinteren Spalten sind der Grund, ein CSV überhaupt zu ziehen, wenn es um mehr geht als ums Zählen.

Was eine Tabelle dagegen nicht gut abbildet, ist alles, was in einer Unterhaltung zwischen den Nachrichten steht: Ein Foto wird zu einem Verweis in seiner Zelle, eine Reaktion steht als Wert in der Zeile der Nachricht, zu der sie gehört, und der Bezug einer Antwort ist im PDF sichtbar und in der Tabelle bestenfalls rekonstruierbar. Deshalb ist CSV selten das einzige Format, das man exportiert.

Wie öffnen Sie die Datei, ohne dass alles in einer Spalte landet?

Über den Import-Dialog, nicht über den Doppelklick. Das ist auf Deutsch der häufigste Stolperstein: Ein Doppelklick übergibt die Datei an Excel mit den Einstellungen des Systems, und wenn Trennzeichen der Datei und Erwartung des Programms nicht zusammenpassen, steht die ganze Zeile in Spalte A.

Der verlässliche Weg in Excel führt über Daten und Aus Text/CSV. Dort sehen Sie eine Vorschau, wählen das Trennzeichen selbst und prüfen die Zeichenkodierung, die auf UTF-8 stehen muss, damit Umlaute und Emoji nicht als Fragezeichen ankommen. In LibreOffice Calc erscheint derselbe Dialog beim Öffnen von allein.

Die Beispieldatei auf dieser Website ist komma-getrennt und trägt eine UTF-8-Kennung am Dateianfang, an der Excel die Kodierung meist von selbst erkennt. Verlassen Sie sich nicht darauf: Der Import-Dialog kostet zehn Sekunden und nimmt die Frage aus dem Spiel.

Warum werden aus Zeitpunkten manchmal Zahlen?

Weil das Tabellenprogramm ein Datum erkennt und es nach seinen eigenen Regeln umformt. Das ist kein Fehler im Export, sondern eine Auslegung beim Import, und sie lässt sich im Import-Dialog verhindern, indem die Spalte als Text übernommen wird.

Für eine Auswertung ist das zunächst unbequem, denn als Text lässt sich nicht rechnen. Der saubere Weg ist: als Text importieren, dann in einer eigenen Spalte kontrolliert in ein Datum umwandeln. Was Sie dabei nie tun sollten, ist die Originaldatei überschreiben. Neben jedem Export entsteht eine Prüfsummendatei, und die passt nach dem Speichern aus Excel nicht mehr zur Tabelle. Die exportierte Datei bleibt, wie sie war, und die Auswertung passiert in einer Kopie.

Und wenn das Ergebnis vorgelegt werden soll?

Dann geht die Tabelle nicht allein. Eine CSV-Datei lässt sich in jedem Texteditor ändern und sieht danach genauso aus; dass daneben eine Prüfsummendatei liegt, zeigt eine Änderung zwar an, macht die Tabelle aber nicht zum besseren Dokument. Für diesen Fall ist das PDF die Fassung, die Auskunft über sich selbst gibt, und die Tabelle die Beilage für die Auswertung.

Was ein solches Dokument über seine Herkunft aussagt, steht unter iPhone-Nachrichten als PDF speichern.

Häufige Fragen

Kann ich nur einen Zeitraum als CSV exportieren?

Ja, der Zeitraum gilt für jedes Format gleichermaßen. Für eine Auswertung ist allerdings meist der volle Verlauf richtig, weil eine Zählung über einen ausgeschnittenen Zeitraum die Frage aufwirft, warum dieser Ausschnitt.

Kommen Fotos mit in die CSV?

Nicht als Bild, denn eine Tabellenzelle enthält Text. Wenn die Bilder gebraucht werden, ist das Format daneben HTML oder PDF, wo sie an ihrer Stelle im Verlauf stehen.

Gehen Umlaute und Emoji verloren?

Nicht in der Datei. Wo sie verloren gehen, ist beim Import, wenn die Zeichenkodierung falsch geraten wird. UTF-8 im Import-Dialog wählen, dann kommen sie an.

Kann ich mehrere Unterhaltungen in eine Tabelle bringen?

Exportiert wird pro Unterhaltung. Mehrere Dateien lassen sich in der Tabelle untereinander hängen, und dann lohnt sich eine zusätzliche Spalte mit dem Namen der Unterhaltung, die Sie selbst ergänzen.

Ist CSV das richtige Format fürs Archiv?

Als einziges nicht, als zweites ja. Ein Archiv braucht eine lesbare Fassung und eine verarbeitbare; welche Formate zusammen gut altern, steht unter Nachrichten archivieren.

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Wie die Nachrichten überhaupt vom Telefon auf den Rechner kommen, Schritt für Schritt, steht im Leitfaden SMS vom iPhone auf den PC übertragen.